RTF-Vorlagen bearbeiten

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Seitenlayout anpassen

Wenn für eine Seite -weil vielleicht der Inhalt des einzusetzenden Ersetzungsfeldes sehr breit ist- Querformat benötigt wird, ist folgender Weg empfohlen:

• Abschnittsumbruch einfügen.
• Für den neuen Abschnitt das Seitenlayout auf Querformat einstellen.
• Ggf. weiteren Abschnittsumbruch einfügen und wieder Hochformat einstellen.

Ersetzungsfelder

Ersetzungsfelder werden nach folgenden Typen unterschieden

Wert: ein einzelner Wert - wie z.B. ein Wort, ein zusammenhängender Text oder eine Zahl

Block: mehrere "Werte" sinnvoll zusammengefasst - wie z.B. Adresse ("Name", "Straße", "PLZ", "Ort" und "Ortsteil" als Werte)

Liste: mehrere "Werte" in einer Auflistung - wie z.B. eine Spalte einer Tabelle

Tabelle: mehrere "Werte" in Form einer Tabelle

Um ein Ersetzungsfeld vom Typ Liste in eine Vorlage einzufügen, muss man zuvor eine Tabelle einfügen. In einer Zelle der Tabelle ist dann das Ersetzungsfeld einzufügen.

Das Ersetzungsfeld vom Typ Tabelle gibt selber schon eine Tabelle zurück. Es muss und sollte daher nicht innerhalb einer eingefügten Tabelle liegen.

Wichtige Tastenkombinationen für die Arbeit mit Ersetzungsfeldern:

ALT + F9  -> schaltet die Feldfunktionen global ein/aus
STRG + F9 -> legt ein neues Ersetzungsfeld an

Neues Ersetzungsfeld anlegen: Siehe Microsoft-Support

Ab Word 2010 kann man die Feldfunktionen auch über das Kontextmenü ein-/ausschalten. Hierfür ein Feld markieren und mit der rechten Maustaste das Kontextmenü öffnen.

Varianten von Ersetzungsfeldern in Vorlagen

Variante	Beschreibung	Beispiel
DATABASE	Vorsatz für die Verwendung von Standard-Ersetzungsfeldern. Gibt es kein Ersetzungsfeld mit dem angegebenen Namen, so wird im Bescheid eine Fehlermeldung ausgegeben, dass keine Datenquelle verfügbar ist.	{DATABASE AktenzeichenA}
FILLIN	Vorsatz für die Verwendung von Standard-Ersetzungsfeldern. Im Gegensatz zu DATABASE kommt es bei FILLIN nicht zur Fehlermeldung im Bescheid, wenn das angegebene Ersetzungsfeld gar nicht verfügbar ist.	{FILLIN AktenzeichenA}
TBS	Spezieller Vorsatz für Textbausteine	{TBS <Textbaustein-Bezeichnung>}
PRUEF_*	Spezielle Ersetzungsfelder für Prüfungen aus dem VWK-Protokoll	{PRUEF_LANGBEZ <PRUEFUNGSCODE>}

Spaltenkopf

Soll der Spaltenkopf auf jeder Seite der Vorlage bei Druck neu ausgegeben werden, muss in Word die entsprechende Konfiguration vorgenommen werden. Dazu stellt sich der Bearbeiter in die erste Spalte der Spaltenzeile von der Tabelle und drückt Shift + Alt + Ende. Damit wird die Spaltenkopfzeile vollständig markiert. Anschließend ruft der Bearbeiter per Rechtsklick auf die markierte Zeile die Tabelleneigenschaften auf. Auf dem Tab Zeile ist dann der Haken bei "Gleiche Kopfzeile auf jeder Seite wiederholen" zu setzen.

IF Anweisungen in RTF-Vorlagen

In bearbeitbaren Bescheiden kann man bedingte Ausgaben von Text und/oder Ersetzungsfeldern nutzen.

Ersetzungfeld Typ Wert

Abfrage auf nicht leer:

{IF {DATABASE AktenzeichenA} <> "" "true Text" "false Text"}

Abfrage auf leer:

{IF {DATABASE AktenzeichenA} = "" "true Text" "false Text"}

Abfrage auf genauen Wert:

{IF {DATABASE AktenzeichenA} = "abc" "true Text" "false Text"}

Ersetzungsfeld Typ Dezimal

Abfrage auf = …:

{IF {DATABASE zuwendungBewilligtDecimal} = 12345.0 "true Text" "false Text"}

Abfrage auf < …:

{IF {DATABASE zuwendungBewilligtDecimal} < 87654.0 "true Text" "false Text"}

Abfrage auf > …:

{IF {DATABASE zuwendungBewilligtDecimal} > 54687.0 "true Text" "false Text"}

Ersetzungsfeld vom Typ Datum

Abfrage auf nicht leer

{IF {DATABASE bewilligterDurchfuehrungsZeitraumVon} <> "" "true Text" "false Text"}

Abfrage auf leer:

{IF {DATABASE bewilligterDurchfuehrungsZeitraumVon} = "" "true Text" "false Text"}

Abfrage auf >:

{IF {DATABASE bewilligterDurchfuehrungsZeitraumVon} > tt.mm.jjjj "true Text" "false Text"}

Abfrage auf <:

{IF {DATABASE bewilligterDurchfuehrungsZeitraumVon} < tt.mm.jjjj "true Text" "false Text"}

Abfrage auf <>:

{IF {DATABASE bewilligterDurchfuehrungsZeitraumVon} <> tt.mm.jjjj "true Text" "false Text"}

Verschachteltes IF

Am Beispiel von Dezimalfeldern, Abfrage auf >:

{IF {DATABASE zuwendungBewilligtDecimal} > 200000.0 "true text" "{IF {DATABASE zuwendungBewilligtDecimal} > 100000.0 "true text" "false text"}"}

In diesem konkreten Beispiel soll folgendes Feld ausgewertet werden:

zuwendungBewilligtDecimal: {DATABASE zuwendungBewilligtDecimal}

{IF {DATABASE zuwendungBewilligtDecimal} > 500000.0 "Schild anbringen" "{IF {DATABASE zuwendungBewilligtDecimal} > 50000.0 "Plakat anbringen" "keine Werbung"}"}

Weiteres Beispiel: Anhand von zwei IF-Bedingungen den anzuzeigenden Bescheidtext steuern. In Word kann man dieses Beispiel auch testen, indem man per Rechts-Klick auf "Feld aktualisieren" klickt. Dann erscheint ein Eingabe-Feld, in dem man zuerst BEDINGUNG1 (true/false) und dann BEDINGUNG2 eingeben muss.

{ IF { FILLIN BEDINGUNG1 } = "true"  { IF { FILLIN BEDINGUNG2 } = "true" "true1UndTrue2Text" "true1UndFalse2Text" } "false1Text" }

Textbausteinersetzungsfelder in IF-Abfragen

Einfügen eines Textbausteins bei erfüllter Bedingung:

{IF {DATABASE hatNebenbestimmung} = "true" "{TBS nebenbestimmung}" "keine Nebenbestimmungen"}

Verknüpfung mehrerer Bedingungen im IF mit OR oder AND

Eine Bedingung mit COMPARE prüfen:

{ COMPARE { DATABASE hatNebenbestimmung1 } = "true" }

Das Ergebnis des Vergleichs ist 0, wenn es falsch ist und 1, wenn es wahr ist. Vergleiche lassen sich mit dem OR-Ausdruck verknüpfen, indem sie durch Semikolon (und ohne Leerzeichen) hintereinander aufgezählt werden. Wenn ein Vergleichsergebnis 1 ist, ist der ganze OR-Ausdruck 1. Somit kann man dann das Ergebnis des OR-Ausdrucks in einem IF-Feld benutzen und mit 1 vergleichen.

Allgemeines Muster für OR mit Ausdrücken, die zu 0 oder 1 ausgewertet werden können:

{=OR(Ausdruck1;Ausdruck2;…)}

In einigen Word-Versionen ist anstatt Semikolon ein Komma als Trennzeichen zu verwenden (bei mir hat es in Word 2013 mit Semikolon funktioniert).

{ IF "{=OR({ COMPARE { DATABASE hatNebenbestimmung1 } = "true" };{ COMPARE { DATABASE hatNebenbestimmung2 } = "true" })}" = "1" "Ja, irgendwas war true." "Doch ohne Nebenbestimmungen." }

Analog gilt das auch für AND.